Assistante Administratif (H/F)

BTT Bonnefoy, spécialiste du recrutement (CDI, CDD, intérim), recherche actuellement une Assistante administrative (H/F) pour un client situé à Villeneuve-Tolosane, 31270. En tant qu’assistante administrative, vous serez impliquée dans le suivi et la gestion administrative des projets, en lien avec les équipes techniques et le service client.

Vos missions pour ce poste :

• Suivre les paiements et alertes sur les retards : Veiller à la réception des paiements dans les délais et signaler les éventuels retards.

• Déposer les appels d’offres selon la procédure du client : Assurer la transmission conforme des dossiers d’appel d’offres.

• Rédiger la facturation définitive : Prendre en compte les écarts entre les modalités contractuelles et l’exécution réelle des chantiers pour établir les factures finales.

• Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget : Formaliser les documents conformément aux directives du responsable.

• Transférer le dossier marché aux responsables de l’exécution avant le début du chantier : Assurer une transmission complète et précise des informations.

• Préparer les déclarations et autorisations nécessaires : Obtenir les polices d’assurances ou autres autorisations indispensables pour les projets.

• Saisir numériquement les documents administratifs : Enregistrer les devis, propositions et autres documents dans les systèmes numériques.

• Classer les documents selon les procédures internes : Maintenir un système de classement et d’archivage efficace.

• Assurer le suivi administratif des chantiers : Gérer les tâches administratives tout au long des projets.

• Aider à l’archivage des dossiers d’ouvrages exécutés : Assister les conducteurs de travaux dans la gestion des dossiers suivant les procédures de l’entreprise.

Le profil pour ce poste :

• Utiliser les fonctions de base d’une messagerie, internet, tableur : Vous êtes à l’aise avec les outils numériques courants.

• Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique : Vous savez utiliser des logiciels tels que traitement de texte, tableur et présentation.

• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique : Vous êtes capable de produire des documents administratifs clairs et conformes.

• Assurer l’organisation logistique et calendaire des réunions : Vous savez gérer les plannings partagés et organiser efficacement les réunions et visites de chantier.

Qualification(s) requise(s):

• BAC +2.

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